Expense claims / Redovisning av utlägg

Svensk text finns längre ner.

Members who pay for purchases on behalf of the association are reimbursed against a receipt.

Which purchases are OK

Every purchase must be approved in advance by either:

• a board member, or

• a purchasing manager appointed by the board for a specific room, who decides on purchases within their budget.

How to claim

Email the claim to ekonomi@makerspace.se with:

• scanned receipt(s): a clearly readable PDF or image, at least 150 dpi

• name and member number

• bank, clearing number and account number for the payout. With a Nordea personal account, give the personal identity number (personnummer) instead.

• what was bought and its purpose (see below)

• which room it is for (or "other")

• the date of the purchase

• who approved the purchase

• the total amount, preferably with a clear calculation, e.g. 109+101=210

The treasurer pays out reported claims about twice a month, so reimbursement can take a while. The treasurer emails when the payout is registered, and gets in touch if anything is unclear.

Template

Copy into the email and fill in:

Name:
Member number:
Bank:
Clearing number:
Account number:
Purpose of the purchase and room:
Date of purchase:
Approved by:
Amount claimed:

Describing the purchase

The association uses cost centres to see where money is spent, so each claim must say clearly what was bought and why. The treasurer cannot tell whether a screw was for new furniture in the wood room, a machine repair in the metal room, or for resale in the shop. If one receipt covers several purposes, state each one. Write as if the reader knows nothing about what a makerspace does.

Good descriptions:

• New adjustable spanners for the metal workshop.

• Concrete and studs for the renovation (new floor in the Big Room).

• Lathe tools for sale in the webshop.

Svenska

Medlemmar som betalar inköp åt föreningen får ersättning mot kvitto.

Vilka inköp är OK

Alla inköp ska vara godkända i förväg av antingen:

• en ledamot i styrelsen, eller

• en av styrelsen utsedd inköpsansvarig för ett specifikt rum, som får besluta om inköp inom sin budget.

Redovisning

Mejla till ekonomi@makerspace.se med:

• inscannat kvitto/kvitton: tydligt läsbar PDF eller bild i minst 150 dpi

• namn och medlemsnummer

• bank, clearingnummer och kontonummer för utbetalning. Med personkonto i Nordea anges personnumret i stället.

• vad inköpet gäller och vad ändamålet är (se nedan)

• vilket rum inköpet gäller (eller "övrigt")

• när inköpet skedde (datum)

• vem som har godkänt inköpet

• totalt belopp, gärna med tydlig uträkning, t.ex. 109+101=210

Kassören betalar ut inrapporterade utlägg ungefär två gånger per månad, så det kan dröja innan utlägget ersätts. Kassören mejlar när utbetalningen är registrerad och hör av sig om något är oklart.

Mall

Kopiera in i mejlet och fyll i:

Namn:
Medlemsnummer:
Bank:
Clearingnr:
Kontonummer:
Ändamål med inköpet och till vilket rum:
Datum för inköpet:
Vem har godkänt inköpet:
Begärd ersättning:

Beskriv vad och varför

Föreningen använder kostnadsställen för att se var pengarna går, så varje utlägg måste tydligt beskriva vad som köpts och varför. Kassören vet inte om en skruv var till en ny möbel i trärummet, en reparation i metallrummet eller för försäljning i shoppen. Har ett kvitto flera ändamål ska vart och ett anges. Skriv som om mottagaren inte vet något om vad en makerspace sysslar med.

Bra beskrivningar:

• Nya skiftnycklar till metallverkstaden.

• Betong och reglar för renoveringen (nytt golv i Stora rummet).

• Svarvstål till försäljning i webshoppen.