Redovisning av Utlägg

Vilka inköp är OK

Alla inköp som ska göras skall vara i förväg godkända av antingen

en medlem i styrelsen
eller av en, av styrelsen utsedd, inköpsansvarig för specifikt rum, som får besluta om inköp inom sin budget. (Se Inköpsansvariga för mer information om systemet med inköpsansvariga.)

Redovisning

Vi betalar endast ut ersättning av utlägg mot kvitto. Kassören betalar ut inrapporterade utlägg ungefär två gånger per månad. Det kan därför ibland dröja innan utlägg ersätts. Kassören kommer maila när utbetalningen är registrerad.

Kvitton redovisas digitalt via mail till ekonomi@makerspace.se.

I mailet skall dessa uppgifter finnas. Fyll gärna i informationen punkt för punkt för att försäkra dig om att all information är inkluderad.

Inscannat Kvitto/kvitton (Tydligt läsbar .PDF eller bild i minst 150dpi upplösning)
Namn och medlemsnummer
Bank, bankkonto och clearingnummer för utbetalning. Om du har ett personkonto i Nordea, ange ditt personnummer istället för bankkonto och clearingnummer.
Vad inköpet gäller eller vad ändamålet är - se nedan för mer information
Till vilket rum inköpet gäller (eller övrigt om ej applicerbart) - se nedan för mer information
När inköpet skedde (datum)
Vem som har godkänt inköpet
Totalt belopp - gärna med tydlig uträkning, typ 109+101=210

Om utlägget godkänns kommer du att få pengarna överförda när kassören har tid, vanligtvis inom några dagar. Du får vanligtvis även en kort bekräftelse via mail att pengarna är på väg. Om det är några frågetecken kommer kassören höra av sig till dig.

Mall för redovisning av utlägg (kopiera in i mail och fyll i dina uppgifter)

Namn:

Medlemsnummer:

Bank:

Clearingnr:

Kontonummer:

Ändamål med inköpet och till vilket rum:

Datum för inköpet:

Vem har godkänt inköpet:

Begärd ersättning:

Beskrivning av vad och varför

På Stockholm Makerspace försöker vi, i den utsträckning det går, använda kostnadsställen för att se var vi spenderar pengar. Du som gör utlägg för föreningens räkning som du vill ha ersättning för är skyldig att hjälpa till och förtydliga vad du köpt in. Tänk på att kassören som får kvittot inte vet om en skruv var till för att bygga en ny möbel till trärummet, reparera en maskin i metallrummet eller om den köptes in för att säljas i föreningens shop.

För att göra det hela enkelt, beskriv så noga du kan vad det du köpt ska användas till. Om du köpt flera saker på ett och samma kvitto som har olika syften, så ange det i mailet. Här är några exempel på bra beskrivningar:

Nya skiftnycklar till metallverkstaden samt ny midivipp till metallsvarven.
Betong och reglar för renoveringen (nytt golv i Stora rummet)
Svarvstål till försäljning i webshoppen.

Förutsätt att den som får kvittot helt saknar förståelse för vad det är Makerspace sysslar med så gör du kassören en stor tjänst och bidrar till att underlätta för alla att hålla koll på föreningens ekonomi!